Как сделать работу с документами быстрей и удобней?

Отличным выходом для улучшения скорости и эффективности работы является система электронного документооборота. Если эта комбинация слов еще вам незнакома, стоит разобраться с некоторыми ее особенностями и преимуществами.

Чем она отличается от обычной системы работы с документами?

1. Даже самая хорошо отлаженная система документооборота требует расхода времени и сил многих сотрудников, которые будут перемещать бумаги, систематизировать их, следить за сохранностью и отправлением в последующие отделы и инстанции. К тому же, не всегда возможно точно сказать, насколько ответственно работает тот или иной человек. Как известно, время – деньги. Для работы с электронной системой необходим минимум работников, ведь все документы вводятся в специальную программу, которая с легкостью и машинной безошибочностью проделывает все сложные операции.
2. После нескольких лет работы даже небольшого предприятия, в архиве набирается очень большой объем документации. Кроме накопления пыли это ведет к тому, что вы постоянно тратите деньги обслуживание и канцелярскую систематизацию бумаг. При этом найти интересующий документ все равно трудно.

В данном случае, главным преимуществом системы электронного документооборота является то, что для нее не нужно ни рубля лишних затрат на бумагу. Каждый документ легко найти и просмотреть.

1. В третий пункт можно ввести несколько отличий иного рода. Это использование электронной подписи (ЭП), которая полностью заменяет обычную и также признается всеми органами власти. Кроме этого, хорошая защита конфиденциальной документации от сторонних глаз.

Электронный документооборот – это новое слово в работе с документацией. Он исключает практически все недостатки стандартного, а так же гораздо удобней. Вы можете следить за работой каждого сотрудника или движением документа.

Кто-то может спросить: «Зачем что-то менять, если работала и предыдущая система?». Конечно, можно все оставить на своих местах. Но ведь дело не в том, работает ли что-то. Дело в том, КАК это работает.