Многие компании нуждаются сегодня в аренде небольшого зала для проведения мероприятий

Многие компании нуждаются сегодня в аренде небольшого зала для проведения мероприятий. Предложений разного характера много и не всегда можно с уверенностью сделать правильный выбор. Нужно понимать, на какие критерии, кроме цены, ориентироваться и как не ошибиться.

Когда нужна аренда зала

В работе каждой организации существует множество поводов, при которых может понадобиться аренда залов в Москве. Далеко не все бизнес-центры, в которых компании снимают офисы, готовы предоставить помещение, обладающее всеми требуемыми техническими характеристиками. Загородные пансионаты, в которых всегда есть свободные конференц-залы, часто не подходят по причинам плохой транспортной доступности.

Необходимость снять на несколько часов помещение для конференции возникает в следующих случаях:

• подведение компанией финансовых итогов года или полугодия;
• встреча с региональными руководителями или представителями;
• проведение семинара для сотрудников или приглашенных лиц;
• тренинг с приглашенным коучем;
• осуществляются переговоры на высоком уровне
• проходит презентация нового продукта.

Во всех этих случаях нужно арендовать достойное помещение, оборудованное необходимой техникой, обеспечивающее возможность усиления звука, показа слайдов или видео. Почасовая аренда зала для конференции, тренинга, семинара в центре Москвы должна заказываться у надежного поставщика услуги, тогда и результат будет положительным.

Как выбрать подходящее помещение

При принятии решения об аренде зала, необходимо руководствоваться рядом критериев, обеспечивающих качественное проведение мероприятия. Среди основных пунктов:

• Возможное количество участников мероприятия. Разные категории помещений вмещают от 30 до 1000 человек. Оптимальным вариантом считаются залы на 50-100 посетителей. Они достаточно комфортабельны и позволяют наиболее ясно донести информацию до присутствующих, обеспечивая личный зрительный контакт.
• Транспортная доступность. Не все люди передвигаются на автомобилях, близость к станции метро станет преимуществом.
• Наличие рядом отеля при необходимости размещения иногородних участников.
• Доступный уровень цен.
• Возможность выбрать удобное время для проведения мероприятия.
• Наличие технического оборудования для звукоусиления и видеоконференций.
• Парковка, кондиционеры, Wi-Fi.
• Квалифицированный персонал, который окажет помощь всем участникам собрания.

Всем этим критериям соответствует конференц-зал, предлагаемый компанией «ФлэшРент», он расположен неподалеку от метро Рижская.

Как арендовать зал

При организации мероприятия и заключении договора аренды зала следует принимать во внимание несколько важных факторов:

• при почасовой аренде необходимо предусматривать дополнительное время на вопросы и ответы;
• все требуемые услуги, такие как аренда флип-чартов или лазерных указок, должны быть оговорены заранее и учтены в договоре;
• работоспособность инфраструктуры нужно проверить до начала мероприятия.

Учет всех этих нюансов поможет найти подходящий зал и провести конференцию на высшем уровне.