Организация конференций

Организовать конференцию на своём предприятии задача не простая. Но это мероприятие всегда очень благотворно влияет на коллектив, на поднятие его, так сказать, боевого духа, а также на сплочение, ну и главное, это всегда положительно сказывается на имидже компании в целом. Поэтому проведение конференции – вещь важная и необходимая. Разные компании организуют, естественно, практические конференции, а бывает, что и научные, в зависимости от собственного профиля. Производственники чаще всего делают упор на технологических процессах, новых технологиях в своей сфере в целом.

Другие компании могут организовывать конференции, посвящённые работе с таможней при наличии внешне экономической деятельности, или посвящённые проблемам управления персоналом, или особенностям налогового учёта для разных организационно-правовых форм юридических лиц. Возможность показать себя в лучшем свете, выгодно представить компанию в глазах коллег по бизнесу, привлечь внимание к фирме – вот только малая толика того, что пойдёт на пользу организаторам любой конференции. Если вы решились на такой шаг, то обязательно надо чётко определиться с темой. От этого будет зависеть, кому вы поручите основную подготовку научно-практической части.

Тот отдел, который вплотную связан с темой, и должен быть задействован. Естественно, что ответственным лицом тогда за организацию и проведение должен быть назначен начальник этого отдела. А уж он сам распределит обязанности и задачи между своими сотрудниками. В принципе, необходимо разрешить задействовать людей из других отделов, особенно тех, что могут помочь в решении насущных проблем. Например, не обойтись без технической поддержки, ведь сегодня компьютеры, проекторы и прочие технические средства – это обязательное оснащение для любых семинаров, конференций и тому подобных мероприятий. Также понадобятся люди, которые будут отвечать за хозяйственную часть.

Ведь необходимо подготовить бейджи для участников, снабдить всех бумагой и ручками, обязательно обеспечить водой, а также организовать кофе-брейк. Даже на элементарные бейджи уйдёт время, так как их надо купить, уточнить список приглашённых, напечатать и распечатать именные вкладыши. Для организации кофе-брейка необходимо договориться со столовой, если таковая имеется, или самостоятельно закупить нужные продукты и организовать в день конференции небольшой шведкий стол с закусками. Подготовка на должном уровне всех составляющих и обеспечит успех мероприятия.