Этапы создания электронного архива

Электронный архив необходимо создавать в соответствии с существующими правилами, и заниматься этим ответственным делом следует профессионалам. Работа по организации электронного архива включает в себя пять основных этапов.

1. Бумаги, которые необходимо перевести в электронный вид, сканируются. Для этого бумажные листы расшиваются и разворачиваются, из них удаляются металлические крепления (скрепки, скобки, к примеру). Рекомендуется сложить листы таким образом, чтобы сориентировать имеющиеся тексты в одном направлении. Это позволяет снизить временные затраты, необходимые сканеру для распознавания документа. При этом бумаги систематизируются по хронологии, нумерации или содержанию, – в зависимости от желаемого результата.

2. Создание электронного архива подразумевает также оцифровку документов, то есть преображение бумажных носителей в электронные. Сканирование производят поточным или планшетным методом, – это определяется такими факторами, как качество бумаги, а также формат и содержание текста. Распознавание данных для организации электронного архива – дело, требующее профессионализма и опыта, поэтому разумнее доверить его специалистам, деятельность которых заключается в оказании услуг по сканированию документов. Лишь в этом случае можно рассчитывать на создание полноценного архива.

3. Теперь пора приступать к обработке, то есть провести верификацию изображения. Документ обрабатывается с целью повышения качества полученного текста. В случае необходимости выполняется его реставрация.

4. Структурирование данных – это создание каталогов, содержащих различные дополнительные данные относительно отдельных документов. Благодаря структурированию появляется возможность в дальнейшем быстро найти необходимый материал.

5. Организуются поисковые системы. Их сложность зависит от особенностей и потребностей конкретной организации. Нужные документы можно искать по контексту содержания или по электронным полям. Очень важно расширение, которое используется для сохранения отсканированного текста. Обычно выбирается один из форматов - tif или pdf, либо оба, в зависимости от пожеланий клиентов. Если режим является многопользовательским, рекомендуется хранить данные, отсканированные в формате pdf.

Компания ОРБ оказывает профессиональные услуги по созданию электронного архива, а также по архивации и уничтожению бухгалтерских и других документов организации.